Конференц-зал представляет собой помещение, в котором проводятся семинары, презентации, встречи, вебинары, конференции и разные торжественные события. Современные реалии диктуют к этим залам определенные требования. Сегодня аренда конференц-зала предполагает предоставление разного оборудования, инструментов и комплексную организацию встречи.
Зачем вам понадобятся залы?
В этих залах часто проводят брифинги, симпозиумы, конференции, переговоры, читают лекции, демонстрируют товар или услугу на презентациях, обучают на разных мастер-классах.
В последнее время все более серьезные требования предъявляются к месту, где будет проводиться презентация. Прогресс не стоит на месте, плюс клиент, который платит, хочет получить полный комплекс услуг.
Что должно быть в качественном конференц-зале?
В нужном вам помещении обязаны присутствовать розетки, экраны, проектор, нужное число стульев, жалюзи, трибуна или сцена, качественная вентиляционная система плюс оборудование для звука. Все эти вещи позволят качественно провести мероприятие, и не отвлекаться на техническую сторону вопроса.
Крайне важно при выборе конференц-зала учитывать его планировку. Даже если речь идет о небольшом помещении, в нем должно поместиться нужное число приглашенных. Плюс в нем должна хорошо разместиться вся техника с учетом формата мероприятия.
Какие факторы учесть при выборе?
Выбирая определенное помещение, учитывайте:
- Посчитайте, сколько людей придет на конференцию. Всем приглашенным должно хватить места, иначе создастся впечатление плохо организованного мероприятия. Арендуйте зал несколько просторнее, чем нужно.
- Месторасположение. С любого конца города в него должно быть легко добраться.
- Оснащение. В зале обязана присутствовать вся презентационная техника и интернет. Отследите, есть ли мониторы, проекторы, экраны, флипчарты.
- Дополнительные зоны. Если мероприятие проходит несколько часов, подумайте о том, где бы провести кофе-брейк или скромный фуршет после встречи или в перерыве.
- Удобство. Всем приглашенным гостям и организаторам должно быть максимально комфортно. Поэтому учитывайте качество отопления, системы кондиционирования, удобство мебели.
50% успешности мероприятия – это правильно выбранный конференц-зал. От правильности его выбора зависит общее впечатление от события.
Если предполагается аренда офиса по этой ссылке, подумайте о том, чтобы в нем было место под конференц-зал. Там вы сможете проводить обучающие семинары, мастер-классы, встречаться с крупными клиентами и партнерами. Его нужно будет оборудовать с учетом всех вышеупомянутых правил, чтобы приглашенные гости и сотрудники остались довольны проведенным мероприятием.